Uredsko poslovanje predstavlja integralni dio svakog biznisa i neophodnu stavku ukoliko želimo da naša tvrtka bude konkurentna na tržištu i ostvaruje zadane ciljeve. Podrazumijeva se da se na tom mjestu nalazi stručnjak koji će se pobrinuti za ovaj dio posla i na kojeg se možete da osloniti u svakom trenutku
No, ako ste mlada tvrtka sa samo nekoliko zaposlenih, čest je slučaj da će za vođenje i organizaciju ureda biti zaduženi sami osnivači ili vlasnici tvrtke. Takve se aktivnosti odvijaju u samom uredu, a kako bi se one obavljale na najučinkovitiji način, potrebno je da vaš radni prostor bude prilagođen vašim potrebama.
Pogledat ćemo neke od najkorisnijih savjeta koji vam zasigurno mogu pomoći da svoje poslovanje držite pod kontrolom i budete primjer organiziranosti i produktivnosti.
Potreba za odgovarajućom opremom
Ono što čini dobro organiziran ured je da je opremljen elementima potrebnim za rad. Ova će stavka ovisiti o prirodi posla, ali ono bez čega današnja tvrtka ne može funkcionirati je stabilna internetska veza i odgovarajuće računalo. Slijedi uredski namještaj, koji je jednako važan, a čija udobnost izravno utječe na produktivnost i motivaciju zaposlenika. Stolica s ergonomskom potporom najbolje je rješenje za višesatno sjedenje, a prostrani uredski stol bit će glavno mjesto na kojem se odvijaju sve vaše poslovne čarolije.
Skladišni prostor
Budući da svaka tvrtka ima mnogo dokumentacije, potrebno je pronaći odgovrajući kutak za njezino skladištenje. Na taj način osigurat ćete da je vaš prostor u svakom trenutku pregledan, ali i da kada vam zatreba određeni dokument, točno znate gdje se nalazi. Ormari sladicama i policama savršeni su komadi namještaja čija je namjena odlaganje, a prije svega su neupadljivi i ne narušavaju interijer vašeg ureda. Kartoteke, sitan uredski materijal i kvalitetan papir za kopiranje obavezni su za svaki skladišni prostor, a najpraktičnije bi bilo da svaka ladica ili polica ima svoju namjenu. Tako će vam bitna dokumentacija biti na jednom mjestu, dok ćete kemijske olovke i ostale sitne materijale staviti na drugo mjesto.
Upravljanje vremenom
Ova vještina visoko je ocijenjena u poslovnom svijetu i neophodna je alat ukoliko želite podići svoje poslovanje na višu razinu, a pritom sačuvati svoje mentalno zdravlje. Često se događa da zbog prevelikog broja zadataka i projekata na kojima radimo izgubimo pojam o vremenu, odnosno da ga ne uspijemo adekvatno rasporediti. To uzrokuje razne probleme kao što su poštivanje rokova, pad produktivnosti i nedostatak motivacije, što dugoročno dovodi do ukupnog nezadovoljstva i loših poslovnih rezultata. Kako biste izbjegli ovu čestu zamku, napravite dnevne i tjedne planove s precizno opisanim aktivnostima i procijenjenim vremenom koje ćete potrošiti na njihovo izvršavanje.
Multitasking nije uvijek dobra ideja
Kako bismo ispunili sve planirane obveze, pribjegavamo metodi multitaskinga, koja na kraju rijetko donosi dobre rezultate. Kada pokušavamo raditi više stvari u isto vrijeme, pozornost nam je raspršena i trošimo mnogo više energije, što rezultira nezadovoljavajućim ishodom i gubitkom motivacije. Zato je važno odrediti prioritete i rasporediti zadatke u skladu s tim. Na taj način fokus će biti samo na jednom zadatku dok ga uspješno ne završimo, a onda možemo krenuti sa sljedećim.
Održavanje higijene prostora
Izgled samog ureda i njegova organizacija neminovno utječu na produktivnost onih koji u njemu borave. Naravno, nećemo se osjećati ugodno u prostoru koji je kaotičan, neuredan i pretrpan suvišnim stvarima koje nemaju nikakvu ulogu osim da nam nepotrebno zauzimaju prostor. Radni stol je mjesto na kojem provodimo najviše sati tijekom radnog dana, stoga ga je važno redovito održavati – čistiti ga adekvatnim dezinficijensima, a papire i sitnice koje ne koristimo odložiti na mjesto za odlaganje. Pokušajte pospremiti radni stol na kraju ili početku svakog radnog dana, a jednom tjedno organizirajte detaljnije čišćenje prostora.
U početku će vam možda biti izazovno organizirati se i pronaći najučinkovitiju formulu za uspješno poslovanje, ali nemojte odustati od svojih ciljeva. Primjenjujući ove korisne savjete, s vremenom ćete ući u rutinu i početi vidjeti plodove svog rada.
Foto: Karolina Grabowska
Tekst: Velibor Živkov
